日々生活を送っていると、誰かとトラブルになることもあります。
「約束を守ってほしい」「話が違う」「こちらの要求を伝えたい」そんなモヤモヤした思いを抱えているときに役立つのが“内容証明郵便”です。
この記事では “内容証明郵便”を書くときの決まりごと、準備、郵便局での出し方、料金、郵送後の対応について解説します。
“内容証明郵便”は、公的に内容が証明されるので、「言った」or「言わない」のトラブルも回避できます。また、公的な郵便として相手方の手元に届くため、心理的プレッシャーを与える効果もあり、トラブルの円満解決、早期解決につながることもあります。
日々の中でトラブルを抱えていると、心も沈んでしまいます。心を軽く、毎日を明るくするために、“内容証明郵便”を活用してみませんか。
この記事では女性行政書士が、“内容証明郵便”が活用されるケースや、送る際のポイントなどにも触れながら、分かりやすく解説しています。
目次
そもそも“内容証明郵便”とは？
“内容証明郵便”とは簡単にいうと、手紙の内容や送った日付を、郵便局が証明してくれるものです。手紙ですから、基本的には何を書いてもかまいません。ただ、内容に図や写真、イラストなどを含めることはできず、文字情報のみとなります。
そして、何を書いてもいい…といっても、誹謗中傷や脅迫にあたるような文面は、法に触れるのでNGです。いくら相手の態度に腹を立てていたとしても、行き過ぎた内容にならないよう注意しましょう。「職場にバラすぞ」といった文面や、一切の譲歩を許さない内容だと、書いたあなたが脅迫罪や恐喝罪に問われる可能性もあります。
一般的には、文面にはこれまでの経緯や、約束や契約の内容、こちらの心情、要求の内容、履行の期日などを記します。以下に“内容証明郵便”がよく使われるケースをご紹介します。
“内容証明郵便”が使われる４つのケース
内容証明を活用する状況はいろいろ考えられます。ここでは、“内容証明郵便”がつかわれる４つのケースをご紹介します。
Case1：貸したお金を返してほしい
吾金額の大小にかかわらず、お金のトラブルは人間関係をギクシャクさせてしまうことも多いもの。友人関係や、親戚・きょうだいなど、近しい間柄だから言い出せず、放置しているうちに関係にヒビが入ってしまうケースもあります。
内容証明郵便でこちらの心情や状況、約束の内容を伝えたうえで、支払ってほしい金額や支払期日を記すことで、相手にも状況が深刻であることを理解してもらう効果があります。
Case2：滞納している家賃を払ってほしい
賃貸マンションの居住者が家賃を滞納している場合などにも内容証明郵便は役立ちます。
部屋に住んでいるのが学生で、本人からの支払いが見込めない場合などは連帯保証人（たいていの場合はご両親かと思います）宛に内容証明郵便を送るのも有効です。
Case3：パートナーの浮気相手に慰謝料を請求したい
「パートナーの不貞によって、家庭が壊された」といった場合、不貞行為の相手（浮気相手）に対して内容証明郵便を送るケースもあります。
家庭の状況やあなたの心情を伝えたり、場合によっては相手に慰謝料を請求することもあるでしょう。パートナーとの関係を、今後一切断ち切ることを誓約する書面を要求する場合もあります。
Case4：相続人と連絡をとりたい
家族や親族など、縁のある方が亡くなったとき、財産の相続が発生します。相続人の中に連絡がとれない人がいたり、遺産分割協議に参加しない人がいると困ってしまいます。
そのようなケースでは、内容証明郵便を送ることで、相続が発生していることや、協議に応じてほしい旨を伝えることがあります。
トラブルの内容によって、円満解決は見込めず、訴訟は避けられない…という場合には、現段階で弁護士に相談するほうが賢明でしょう。法的なアドバイスも得ながら、今後の方針も立てておいたほうが安心です。
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“内容証明郵便”にはどんな効力があるの？
さて、“内容証明郵便”は普通の郵便とはどう違うのでしょうか。普通の郵便だと、こちらが発送した後、相手が受け取ったかどうかは定かではありません。「そんな手紙、受け取っていないよ」と言われてしまったら、証明しようがありませんし、内容についても、「そんな話、知らないよ」と言われたら、それまでです。
その点内容証明は、どのような内容の文書を、いつ、誰が、誰宛てに送ったか…ということを、郵便局が証明する制度です。あなたが送った文書の内容や日付が公的に証明されるため、法的にも有効な手段として活用されています。
内容証明郵便 ３つの特徴
-
書留郵便で配達される
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文面の最後に日本郵便株式会社による認証が押されている
-
相手に届いた文面と同じ「謄本」が郵便局と、送り主の手元に保存される
内容証明郵便を受け取る側としては、このような形式にただならぬ空気を感じます。そのため、あなたの本気度や、コトの深刻さが相手に伝わる…といった効果もあるでしょう。
今後、万が一訴訟に発展した場合も「私はいきなり訴訟を起こしたのではなく、〇月〇日に、このようなお知らせをしたうえでの流れです」というような、経緯や時系列を証明する手段にもなります。
ただ、内容証明郵便には以下の注意が必要です。
内容証明郵便に関する注意点
●証明されるのは文書の存在のみです
※文書の内容が真実であるか、法的に有効かどうかを証明するものではありません
●図やイラスト、写真を記載したり、文書以外の書類や物品を同封することはできません
●文面の文字数や行数、使える文字に制限があります
●相手に届いたことを証明するには別途「配達証明」が必要です
●差出郵便局での謄本の保存期間は5年間です
“内容証明郵便”を書くときのルール５つ
ここで、内容証明郵便を作るとき、出すときのルールを解説します。
内容証明を書くときのルール
①「文字数」のルール
文書は、縦書きでも横書きでもOKですが、それぞれに文字数・行数の制限があります。
縦書きの場合…1行20字以内、1枚26行以内
横書きの場合…以下のいずれか
・1行20字以内、1枚26行以内
・1行13字以内、1枚40行以内
・1行26字以内、1枚20行以内
②「使用できる文字」のルール
内容証明郵便の文面で使用できるのは、ひらがな・カタカナ・漢字・数字・記号です。英語は固有名詞に限り使うことができます。数字については、算用数字でも漢数字でも使用できます。
③「内容を訂正したいとき」のルール
いちど書いた文字や記号を訂正するときは、その字数と訂正箇所を、書面の余白に記載します。そのうえで、訂正箇所に差出人の印を押印します。
④「契印」のルール
文書が複数枚にわたるときは、その枚数の綴じ目に契印（割印）を押します。
⑤「氏名と住所の記載」のルール
文書には必ず、差出人と受取人の氏名・住所を記載します。
“内容証明郵便”は、どこで、どうやって出すの？5つのステップで紹介
文書を書いたら、郵送の手続きをします。ここでは、発送手続きの流れを、順を追って解説します。
Step１ 必要なものを準備
まずは以下のものを準備しましょう。
□同じ文書を３通
１通は相手に送付するもの。そのほか差出人と郵便局の保存用に。計３通が必要です。
□差出人の印鑑
必須ではありませんが、送付手続きの際に訂正があった場合などに役立ちます。契印を押している場合は、同じ印鑑を持参することをおすすめします。
□差出人と受取人の住所氏名を書いた封筒
封筒は閉じずに、文書の内容が確認できるようにしておきます。料金を切手で支払う場合は、切手は封筒に貼り付けず、別で持参しましょう。
Step２ 差し出せる郵便局を探す
内容証明郵便は、どこの郵便局でも発送できるわけではありません。発送できるのは、集配郵便局と支社が指定した郵便局だけです。あらかじめ、どの郵便局で発送できるのかを確認しておきましょう。郵便局のサイトからも検索できます！
Step３ オプションサービスを選ぶ
郵便局の窓口で、内容証明郵便を送りたいと伝えます。このとき、追加のサービス（有料）を選びます。選べるオプションは、速達、引受時刻証明、配達証明、特別送達、本人限定受取、代金引換、配達日指定などです。
この中でも、必ずつけておきたいのが「配達証明」です。配達証明は、いつ相手に届けたかを証明してくれるサービスです。相手が文書を受け取ったことを確実に知りたい場合（たいていの場合が知りたいと思います）には、このサービスが有効です。
Step４ 郵便局での文書の確認
文書３通をすべて窓口で預け、内容の確認をしてもらいます。この確認によって、文書の最後に認証印が押され、「この郵便物は〇年〇月〇日 第０００００号書留内容証明郵便物として 差し出されたことを証明します。 日本郵便株式会社」と記載されます。これが、文書が簡易的なものではないことを裏付けているともいえます。
郵便局の確認作業は、窓口の混雑状況などによって、かなり時間を要することがあります。わたしは、30分以上待つこともあります。時間に余裕をもって郵便局に向かいましょう。
Step５ 料金の支払い
内容証明郵便の送付には、以下の料金がかかります。
おすすめ！e内容証明（電子内容証明）
上記の手順を見て「面倒だなぁ」と感じる方もいらっしゃるでしょう。そこでおすすめなのが、インターネットを通じて内容証明郵便を発送できる「e内容証明」というサービスです。
ｗordファイルで作った文書をインターネット上でアップロードすれば、郵便局のシステムを利用して印刷・照合・封入封かんをして、内容証明郵便として相手と送り主に発送してくます。文書を３通用意したり、郵便局に出向く手間が省け、窓口での待ち時間も短縮されます。また、文書の文字数が多い場合や、複数の相手に発送する場合には、料金が安くなるといったメリットもあります。
ただ、以下のようなデメリットもあるので注意しましょう。
e内容証明のデメリット
- インターネット環境に不慣れな方には、作業が難しい
- 通常の内容証明郵便と比較して、簡易的な印象になってしまう
- 文書の枚数は５枚までという制限がある
内容証明郵便の発送後のTo Doリスト
ここでは、内容証明郵便を発送した後の対応について解説します。
□配達状況を確認
□配達証明書が届いたら保管
□内容証明が返送された場合は、その理由を確認
□相手の反応を待つ
内容証明郵便を送った後に気になるのは、相手に届いているかです。送付時に、「配達証明」のオプションサービスを付けた場合は、内容証明郵便が相手に配達されたことを伝えるハガキが届きます。この「配達証明」は相手に届いた証拠となるものですから、きちんと保管しておきましょう。
また、内容証明が返送されてくるケースもあります。以下のような理由が考えられます。
・送り先の住所に相手が居住していない
・相手がすでに転居している
・不在連絡を入れたが、保管期間が経過した
・相手が受け取りを拒否した
このような場合は、返送の理由を確認し、つぎの方針を考えましょう。
相手が受け取った場合は、相手からの反応を待つことになります。ただ、期日を過ぎても連絡がない、無視されている…といった場合は、つぎの方針を考えることが必要です。
受け取り拒否・宛先不明・無視された場合の対策
内容証明郵便を出したけれど、相手に届かず返送された、無視されている…などで、解決の糸口が見つからない場合は、専門機関や弁護士に相談することをおすすめします。
まとめ
何らかのトラブルを抱えていると、心はどんより沈んでしまいます。早期解決のために、内容証明郵便の活用を検討してみましょう。また、効果的な文面の作成には、法的な知識や専門的なテクニックが必要です。当方では、内容証明の文案作成のサービスも行っていますので、ぜひお問い合わせください。
ただ、内容証明郵便は受け取る側からすると、重々しい雰囲気に驚いてしまうものです。“最後通告”的な印象を受け、威圧されているように感じたり、怒りをおぼえる可能性もあります。話し合いが可能な場合は、まずはお互いの間で（もしくは代理人を立てて）解決することも考えてみましょう。
一方、トラブルが深刻な場合や、訴訟が確実なケースでは、専門家に相談されることをおすすめします。この記事を通じて、あなたの心を軽くするお手伝いができたらうれしいです。
【参考リンク＆サービスのご案内】
内容証明 | 日本郵便株式会社 (japanpost.jp)
e内容証明（電子内容証明） – 日本郵便 (japanpost.jp)
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